Åpenhet i styret forhindrer konflikt i sameiet

BoligMentoren mener det er viktig at styret i sameier informerer sameierne om arbeidet de legger ned, og bakgrunnen for avgjørelser som tas rundt kostbart vedlikehold frem til det er gjennomført og utgiftene pådratt.  Det er uheldig når dette ikke blir gjort, og fører i mange tilfeller til konflikt og uhygge i sameier, selv om styret kan ha gjort et godt stykke arbeid.

Styret kan, dersom vedtektene eller årsmøtets tidligere beslutninger ikke setter begrensninger, sette i gang alt vanlig vedlikehold. Dette betyr imidlertid ikke at de uten videre bør fatte slike beslutninger i et helt lukket rom, uten innspill fra omverdenen. Lite gjennomsiktige prosesser, som fører til store utgifter for øvrige sameiere, er oppskriften på rabalder. Åpne prosesser hvor styret informer sameierne om hva som foregår har ofte en motsatt effekt.

Tydelig og åpen protokoll

Det fremgår av eierseksjonslovens § 56 at styret skal føre protokoll fra styremøtene, men det stilles ikke nærmere krav til protokollen enn at alle de fremmøtte styremedlemmene skal undertegne den. Et styrevedtak som ikke er inntatt i protokollen vil dermed kunne være gyldig, selv om det da åpenbart vil være en risiko for at man i ettertid blir usikre på hva vedtaket faktisk gikk ut på.

Vår anbefaling er at styret fører en utførlig protokoll i viktige saker. I motsatt fall vil det i ettertid være vanskelig å se styret i kortene.

Videre er det normalt ingenting i veien for at styret sender protokollen fra styremøte, eller en oppsummering av viktige saker og status, ut til sameierne. Her bør det selvsagt utvises skjønn, ikke minst i tilfeller hvor styret også har behandlet saker som angår enkeltsameiere på en negativ måte.

Vedlikehold og åpenhet

Særlig ved større vedlikeholdsarbeider som krever mye planlegging, forhåndsbefaringer og inngåelse av store kontrakter med håndverkerfirma, kan det være smart å orientere sameiet i større grad enn det som er normalt i de mer ordinære saker styret håndterer.

Det kan i en sak om vedlikehold for eksempel være fornuftig å informere sameiet om når det skal gjennomføres forhåndsbefaring og hvilket firma som stiller på befaring. Beboere i et sameie har gjerne relevant kompetanse ut over de personene som sitter i styret. Ved å gi ut informasjon i forkant av befaringen, kan styret få verdifulle innspill, eller avdekke at det kanskje er en nøkkelperson i sameiet som bør stille sammen med styret på selve befaringen.

Send ut informasjon

Etter en forhåndsbefaring bør de innhente skriftlig anbefaling fra fagkyndige om hvor mye vedlikehold og utbedringer som bør gjennomføres. Slik vil styret kunne få et bedre grunnlag for sine beslutninger, som lettere kan forsvares i etterkant. Anbefalingen kan sendes de øvrige sameierne, noe som igjen gir mulighet for en kritisk gjennomgang av anbefalingen, før tilbud om utføring av vedlikehold innhentes.

En god etterfølgende informasjon fra styret vil da gjerne kunne være at: «Basert på fremlagte anbefaling fra Firma 1, innhentet styret tilbud fra fire ulike firmaer (som vedlegges), hvoretter styret innstiller på at følgende tilbud aksepteres. Eventuelle innspill til styret knyttet til tilbudene mottas med takk».

Hvis denne fremgangsmåten følges i store saker vil de øvrige sameierne være langt bedre informert om nødvendigheten av et forestående vedlikeholdsarbeid, og de er bedre forberedt på kostnadene som kommer.

Innspill fra sameiet underveis i en slik prosess kan selvsagt skape en del merarbeid, men de kan være verdifulle og føre til at styret får i stand bedre avtaler. Hvis de gode innspillene uteblir, er det god grunn til å tro at åpenhet rundt prosessen har redusert mulighetene for senere konflikter.

Bør saken utsettes til årsmøtet?

Det kan tenkes at det i en åpen prosess som beskrevet ovenfor, avdekkes at saken er svært betent og omstridt i sameiet.  Styret bør da spørre seg om saken kan utsettes til årsmøtet, eller om det bør kalles inn til et ekstraordinært årsmøte for at sameiet skal kunne behandle saken i full bredde.

Det er årsmøtet som er sameiets høyeste organ, ikke styret. Det kan i slike situasjoner fri seg for et tyngende ansvar ved å overlate avgjørelsen til årsmøtet. Behandling av saken på årsmøtet kan også være fornuftig fordi det erfaringsmessig vil være slik at enkeltsameiere i betente saker ofte vil påberope seg at saken ikke gjelder vanlig vedlikehold, men er en beslutning som krever kvalifisert flertall på årsmøtet, og dermed etter eierseksjonsloven en beslutning styret ikke kan ta.

Årsmøtet kan gjennom sine vedtak, og gjennom vedtektsendringer, gi veiledning til styrets arbeid og sette grenser for hvor langt styrets beslutningsmyndighet hva gjelder vedlikehold går.

BoligMentorens oppfatning er at årsmøtene for sjelden benytter sin mulighet til å sette opp et slikt rammeverk, også i situasjoner hvor det er klarlagt at et omfattende vedlikeholdsarbeid står for døren.

Les også: Advokatens fem tips til styret ved en rehabilitering.