For å forenkle hverdagen til styremedlemmer i borettslag og sameier, har vår samarbeidspartner Solibo utviklet styreportalen Solibo Home. Alle borettslag og sameier i Norge kan gratis benytte seg av styreportalen. Siden lanseringen i februar 2022, har over 150 store og små borettslag og sameier tatt i bruk løsningen.

Tekst: Helene Aarnes – helene@boligmentoren.no

Solibo startet arbeidet med utvikling av Solibo Home på nyåret 2021. Produkteier i Solibo, Magnus Babsvik, var prosjektleder fra idé til lansering i februar i år.

– Vi var et team på fem personer som utviklet løsningen, og det har blitt det beste verktøyet for alle som sitter med et styreverv i et borettslag eller sameie. Vi jobbet mye med designet, funksjonaliteten og brukeropplevelsen. Vi videreutvikler løsningen kontinuerlig for å gjøre den enda bedre, sier Babsvik.

Grunntanken med styreportalen Solibo Home er at alt av styrearbeid og administrasjon av boligselskapet blir samlet på ett sted. (Foto: Solibo).

Styrearbeid gjort enkelt

Grunntanken med styreportalen Solibo Home er at alt av styrearbeid og administrasjon av boligselskapet blir samlet på ett sted. Det betyr at regnskap, vedtekter, avtaler, styrearbeid, beboeroversikt og kommunikasjon med beboere og leverandører skjer på ett sted.

– Solibo Home skal gjøre styrearbeidet og hverdagen enklere og mer oversiktlig, siden alt er samlet på ett sted og ikke spredt i forskjellige arkiver og løsninger. Oversikt og gode verktøy er avgjørende for å sikre kontinuitet og best mulig drift av boligselskapet, forteller Babsvik.

Kom raskt i gang med styrearbeidet

I Solibo Home får man en kort innføring i styrets ansvar og oppgaver. Med enkle grep kan man også legge en langsiktig plan og få strukturert styrearbeidet. Kom raskt i gang med styrearbeidet ved å fastsette en møteplan for styremøter, fordel ansvar i styret og få tips og råd om hvordan styret får bedre kontroll på både vedlikeholdet og økonomien i boligselskapet.

– Vi jobber kontinuerlig med å utvikle Solibo Home som den beste løsningen og hjelpemiddelet for styrer i borettslag og sameier. Vårt mål er at alle styremedlemmer, uavhengig av bakgrunn eller erfaring, skal kunne håndtere sitt verv på en god og ryddig måte med hjelp av Solibo Home, sier Babsvik.

Produkteier i Solibo, Magnus Babsvik, var prosjektleder fra idé til lansering av Solibo Home i februar i år. (Foto: Solibo).

Effektive møter og saksbehandling

Styret kan enkelt opprette møter og invitere deltakere. Møter kan også utføres digitalt, og møteprotokoller kan signeres elektronisk. Alle prosesser, saksbehandling og vedtak gjennomføres og lagres på ett sted, år etter år.

– I en travel hverdag er det viktig å kunne legge til rette for en mest mulig effektiv saksbehandling. Med Solibo Home kan saksbehandlingen skje på den måten som passer styret best. Styrearbeid i borettslag og sameier er i endring, og Solibo ønsker å være helt der fremme når det gjelder utvikling av nye løsninger og tjenester for dette segmentet, sier Babsvik.

Siden lanseringen i februar 2022, har over 150 store og små borettslag og sameier tatt i bruk løsningen. (Ill. foto: iStock.com).

Hjemmeside og kommunikasjon

Med styreportalen følger en gratis hjemmesideløsning som gjør at styret kan nå ut til beboerne med nyheter og aktuelle saker. Et tilvalg er at styret kan varsle med SMS eller e-post når de legger ut et nytt oppslag. På den måten kan de sikre at flest mulig får med seg nyheten.

– Hjemmesiden gjør det også enkelt for beboerne å kontakte styret. Ved å oppfordre til at alle tar kontakt med styret via kontaktfanen på hjemmesiden, får styret meldingen rett inn i styreportalen og all kommunikasjon samles på ett sted. Det er både enkelt og sikkert, forteller Babsvik.

Via kontaktfanen kan også leverandører ta kontakt. Styret bør oppfordre alle til å ta kontakt via hjemmesiden, slik at all kommunikasjon og korrespondanse er lett tilgjengelig på samme sted.

– Det betyr at borettslagets historikk blir værende ett sted, og ikke spredt hos tidligere og nåværende styremedlemmer, sier Magnus Babsvik.

På hjemmesiden kan også dokumenter som er av interesse for beboerne samles, som vedtekter, branninstrukser og husordensregler. På denne måten blir det enkelt og oversiktlig både for styret og beboerne.

Ekstra funksjoner ved forretningsførsel fra Solibo

Hvilket som helst borettslag eller sameie i Norge kan ta i bruk Solibo Home. Dersom borettslaget eller sameiet også tegner en forretningsføreravtale med Solibo, vil borettslaget eller sameiet få tilgang til flere ekstra funksjoner i Solibo Home. Da kan for eksempel godkjenning av fakturaer og økonomien kunne styres i samme system. Dette gjør det enklere for styret å holde oversikt over økonomien.

ALT-I-ETT STYREPORTAL – Solibo Home

Alt på ett sted

Solibo Home jobber for at styret skal kunne gjøre alt sitt arbeid på én plattform.

  • Styremøter

Gjennomfør møter digitalt og signer protokollen med mobil eller pc så snart møtet er ferdig.

  • Styresaker

Bygg opp saker over tid, for så å behandle de på styremøter.

  • Hjemmeside til boligselskapet

Hold enkelt alle beboere oppdatert på hva som skjer i borettslaget eller sameiet.

  • Kommunikasjon med beboere

Beboerne kan lett ta kontakt med styret, og styret har alle samtaler samlet på et sted.

  • Oversikt over eiere og leietakere

En samlet oversikt over kontaktinformasjon til alle beboere.

  • Leverandøroppfølging

En fullstendig oversikt over alle leverandører, og kontaktpersoner knyttet til leverandørene.

  • Fakturaoversikt

Oversikt over alle fakturaer. Du attesterer fakturaene – vi fikser resten.

  • Utleggshåndtering

Last opp kvittering, få den attestert av en i styret – vipps så får du pengene tilbake på konto.

  • Dokumentarkiv

Lagre alle avtaler og dokumenter elektronisk slik at hele styret enkelt får den oversikt og tilgang de trenger.

Kanskje du også liker disse